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6w1hの意味とは?覚え方や例文を紹介!ビジネス報告での優先順番は?

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6w1hとは、「誰が・誰に・何を・いつ・どこで・何故・どのように」したのか、ということです。

ビジネスでの報告やプレゼンでは、この6w1hを意識して相手にあなたの考えを伝えることがとても大切です。

6w1hの意味

  • Who:誰が
  • Whom:誰に
  • What:何を
  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Why:何故
  • How:どのように

この記事では6w1hを上手に意識してビジネス上のコミュニケーションを円滑にする方法を解説します。

例文を用いて実際の使い方も解説していますので、ぜひ参考にしてみて下さいね。

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6w1hの順番は?ビジネスの報告の優先順位について

6w1h

大前提として、6w1hに正式な順番というものはありません。

正式な順番がない分、伝えようとする人のセンスが問われるということでもあるのです。

以下では、ビジネスの場面を想定して、6w1hを伝える順番について考えてみましょう。

最優先に伝えるべきは「いつ」と「どこで」

相手に何かを報告する際は、「When(いつ)」か「Where(どこで)」を最初に話すと相手は直観的にあなたの話の内容を理解しやすくなります。

たとえば「午後1時に、オフィスに取引先の○○商事様からご連絡がありました」という報告があるとします。

「午後1時」が「When」、「オフィスに」が「Where」です。

先に状況の背景を説明する要素を言うことで、聞く方も聴きやすくなります。

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6w1hの例文

6w1h

6w1hの中身が分かったところで、どのように使われているのかを考えてみましょう。

普段私たちがよく見たり使ったりするものを中心に例文を紹介します。

ニュース番組がわかりやすい理由

ニュースで「午後3時、秋田市内の銀行で強盗事件が発生しました」のような言い方、よく聞きますよね。

「午後3時」が「When」、「秋田市内の銀行」が「Where」、「強盗事件」が「What」です。

ニュース番組では6w1hが徹底的に守られています。

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普段の会話の事例

普段の生活でも6w1hが入ります。

「コショウ取って」という例文で考えましょう。

この場合、「コショウ」が「What」です。

「昼過ぎに友達がうちに来るんだけどいい?」は「昼過ぎ」が「When」、「友達」が「Who」、「うち」が「Where」です。

この場合「友達がうちに来るんだけどいい?」だけだと、聞かれた相手は「いつ来るの?」と聞き返すはずです。

「When」がわからないと、いつ準備すればいいのかわかりませんよね。

ビジネスでのやり取りの事例

ビジネスでは6w1hを使った分かりやすい報告が求められます。

「午後12時より、当社で○○商事の田中様との打ち合わせのご予定が入っております」で考えてみましょう。

「午後12時」が「いつ」、「当社」が「どこ」、「田中様」が「だれ」、「打ち合わせ」が「なに」です。

ここまでそろうと、相手も「12時からここで田中様と打ち合わせか」と直観的にわかります。

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6w1hの覚え方

6w1h

より良いコミュニケーションができるようになるために、6w1hを覚えたいものです。

しかし、全部で7つもの単語を一気に覚えるのは難しいでしょう。

どのように覚えていけばいいのでしょうか。

いつどこで誰が何をしたゲーム

楽しく手軽なのは「いつどこで誰が何をしたゲーム」です。

まず「いつ」「どこで」「誰が」「何をした」の4種類のお題を紙に書いてそれぞれの箱に入れます。

次に箱から一枚ずつランダムに引き当てて短文を作ります。

6w1hすべてフォローできるわけではありませんが、基本的な要素を実感できますよ。

ルールを変えて「誰に」や「どれを」などを加えれば7語全て入れられます。

友達や会社の人とやってみると良いでしょう。

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英語で覚えるのもアリ

英語が得意なら英語のまま覚えてしまうのも手です。

6w1hは英語でしばしば使われる疑問を意味する言葉です。

「Who are you?」なら「あなたは誰?」ですし「Where is he?」は「彼はどこにいるの?」です。

似たようなことを日本語でも聞いたり言ったりしますよね。

英語の単語がまったく分からなくても、6w1hさえ分かれば大体どんな質問もできます。

普段の会話で意識する

6w1hを普段の会話で意識するのも良いでしょう。

口で話すだけではなく、メールやLINE、SNS、日記など、言葉で自分の気持ちや知らせるものであればなんでもOKです。

「いつ、どこで、誰が、誰に何をどのようにしたのか」ということを確認しながら発信すれば、聞く人や見る人に伝わりやすくなります。

ただし、一文一文全てを6w1hを満たそうとすると不自然な表現になってしまうので注意しましょう。

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5w1hや5w2hとの違い

6w1h

6w1hは他にも「5w1h」や「5w2h」というものがあります。

これらは6w1hと同じで、疑問を表す言葉の集まりを意味しています。

5w1hなら「5つのWと1つのH」ですし、5w2hは「5つのWと2つのH」です。

6w1hと何が違うのでしょうか。

基本は5w1h

これらの疑問の言葉の集まりは「5w1h」が基本の形です。

「5w1h」も「5つのWがつく単語」と「1つのHがつく単語」という意味です。

「Who(誰が)」「When(いつ)」「Where(どこで)」「Why(何故)」「What(何を)」と「How(どのように)」で構成されています。

この6つの単語を基準に、「Whom」や「Which」、「How much」を入れて変形させた形がたくさん出ているのです。

5w1hに「Whom」を入れたのが6w1h

6w1hは5w1h に「Whom(またはWhich)」を付け加えたバージョンです。

英語では「誰に」という対象も重視されるため、英語を学ぶ際は「6w1h」の方が良いとされています。

5w1hに「How much」を入れたのが5w2h

2つ目の「H」として「How much(どれくらい)」を入れた「5w2h」というものもあります。

「How much」は量を意味する言葉です。

「午後3時、オフィスに○○様からご連絡がありました。スキンケアセットを追加で10点ほど納品して欲しいとのことです」という例文があるとします。

その場合「10点」が「How much」にあたります。

業種にもよりますが、ビジネスで多用されます。

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5w1h1rもある

5w1hの変形に「5w1h1r」もあります。

これは5w1hに「Result(結果)」が加えられています。

「今年度から当社で業績アップのために新たな制度を導入し、従来より5%以上の業績アップを実現しました」という報告で考えてみましょう。

「5%以上の業績アップ」が「Result」です。

他にも「Revenue(売上)」の場合もあり、同じ「5w1h1r」でも違う単語が組み合わさっている場合があります。

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まとめ

6w1h

今回は、6w1hの意味や、ビジネスや日常生活での応用方法について解説しました。

日本語でも英語でも、また他の国の言葉でも、6w1hがあることで初めて相手に意味が伝わります。

「自分の言っていることが相手に伝わっているのか不安…」という人はぜひ参考にして、自分の言葉を見直してみるのも良いですね。

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